Koordinasi-Kearsipan dan Keperpustakaan

Koordinasi
Pengertian koordinasi menurut Jene D. Mooney ialah pencapaian usaha kelompok secara teratur dan kesatuan tindakan dalam mencapai tujuan bersama. Ciri koordinasi meliputi;

• Tanggung jawab koordinasi terletak pada pemimpin. Maka, koordinasi menjadi wewenang dan tanggung jawab pimpinan. Keberhasilan  seorang pemimpin bergantung pada kecakapannya melakukan koordinasi dalam pelaksanaan tugas dan pekerjaannya.
• Koordinasi adalah suatu usaha kerja sama. Dikatakan begitu karena kerja sama merupakan syarat mutlak terselenggaranya koordinasi dengan sebaik-baiknya.
• Koordinasi adalah proses yang terus-menerus atau kesinambungan untuk mencapai tujuan organisasi.
• Adanya pengaturan usaha kelompok secara teratur karena koordinasi adalah konsep yang diterapkan di dalam kelompok, bukan terhadap usaha individu yang bekerja sama di dalam kelompok, bukan terhadap usaha individu yang bekerja sama di kelompok untuk mencapai tujuan bersama.
• Konsep kesatuan tindakan. Kesatuan tindakan adalah inti dari koordinasi. Hal ini berarti pemimpin harus mengatur setiap kegiatan individu sehingga memperoleh keserasian dalam mencapai hasil bersama.

Funsi koordinasi mencakup;

• Koordinasi merupakan salah satu fungsi manajemen, di samping fungsi perencanaan, pembinaan pegawai, pembinaan kerja, motivasi, dan pengawasan. Koordinasi adalah fungsi organik dari pemimpinan.
• Koordinasi merupakan usaha untuk menjamin kelancaran mekanisme prosedur kerja dari berbagai komponen dalam organisasi.
• Koordinasi merupakan usaha yang mengarahkan dan menyatukan kegiatan dari satuan kerja organisasi agar bergerak sebagai kesatuan yang bulat dalam melaksanakan seluruh tugas organisasi untuk mencapai tujuannya.
• Koordinasi merupakan faktor dominan yang perlu diperhatikan bagi kelangsungan hidup organisasi.

Berdasarkan bentuk koordinasi meliputi koordinasi intern dan koordinasi ekstern.
a. Koordinasi intern terdiri atas koordinasi vertikal, horizontal, dan diagonal dengan pengertian sebagai berikut;

• Koordinasi vertikal / koordinasi struktural memperlihatkan bahwa antara yang mengoordinasikan dan yang dikoordinasikan secara struktural terdapat hubungan hierarkis karena sama-sama berada dalam satu garis komando. Contoh;  koordinasi antara badan dan kepala badan dalam salah satu organisasi perpusdokinfo.
• Koordinasi horizontal merupakan koordinasi fungsional yang memperlihatkan bahwa kedudukan antara yang mengoordinasikan dan yang dikoordinasikan eselon atau jabatannya berbeda setingkat. Kedua belah pihak mempunyai tugas dan fungsi yang saling berkaitan sehingga perlu perlu adanya koordinasi. Contoh; koordinasi yang dilakukan oleh seluruh kepala bidang dengan kepala bidang di unit organisasi perpusdokinfo.
• Koordinasi diagonal merupakan koordinasi fungsional yang memperlihatkan bahwa kedudukan pihak yang mengoordinasikan lebih tinggi tingkat dari pada yang dikoordinasi, namun tidak berada dalam satu garis komando (line of command). Contoh, koordinasi yang dilakukan oleh kepala biro umum pada sekertaris utama dengan kepala pusat pada deputi di lingkungan lembaga pemerintah nondepartermen.

Koordinasi ekstern termasuk koordinasi fungsional. Dalam koordinasi ekstern yang bersifat fungsional, koordinasi hanya bersifat horizontal dan diagonal meliputi;

• Koordinasi ekstern yang bersifat horizontal, misalnya koordinasi yang dilakukan oleh kepala direktorat dengan direktorat jenderal pada suatu departemen.
• Koordinasi ektern yang bersifat diagonal, misalnya koordinasi yang dilakukan oleh kepala badan kepegawaian negara dengan para biro kepegawaian setiap departemen.

Ada beberapa masalah yang dihadapi dalam pelaksanaan koordinasi. Masalah itu antara lain;

• Dalam pelaksanaan koordinasi vertikal seiringkali muncul hambatan yang disebabkan oleh perumusan tugas, wewenang, dan tanggung jawab setiap satuan kerja kurang jelas. Di samping itu, adanya hubungan dan tata kerja serta prosedur kerja kurang dipahami oleh pihak-pihak yang bersangkutan, dan kadang-kadang timbul juga keragu-raguan di antara mereka.
• Dalam pelaksanaan koordinasi fungsional sering muncul hambatan, baik horizontal maupun diagonal karena antara pihak yang mengoordinasikan dengan yang dikoordinasikan tidak terdapat hubungan hierarkis (garis komando). Sementara itu, hubungan kerja kedua belah pihak terjadi karena adanya keterikatan, bahkan independensi ata dasar fungsi masing-masing.
• Hal-hal yang biasanya terjadi adalah para pejabat sering kurang menyadari bahwa tugas yang dilaksanakannya hanyalah sebagian saja dari keseluruhan tugas dalam organisasi untuk mencapai tujuan organisasi itu.
• Para pejabat sering memandang tugasnya sendiri sebagai tugas yang paling penting dibandingkan dengan tugas orang atau pejabat lain.
• Adanya pembagian kerja / spesialisasi yang berlebihan dalam organisasi.

Demikianlah ulasan mengenai “Koordinasi”, yang pada kesempatan ini dapat dibahas dengan lancar, dan semoga bermanfaat bagi para pembaca. Cukup sekian, kurang lebihnya mohon maaf dan sampai jumpa!

Sudah di Revisi

*Rajinlah belajar demi Bangsa dan Negara, serta jagalah kesehatanmu!
*Semoga sukses dan keinginan baik anda terwujud!